требования к оформлению номенклатуры дел

план/отчет + авторство + содержание

«Квартальные отчеты организации о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров»

вид + авторство + содержание

«Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам»

«Журнал учета движения путевых листов»

Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров.

дата или период особенно важно для планов и отчетов.

краткое содержание,

название территории только в сочетании с предыдущим элементом,

адресат/корреспондент кому адресовано/от кого получено,

вид дела/документов обязательный элемент и заголовок начинают с него приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,

Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:

Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.

Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Как правильно составить заголовок

Индекс дела (графа 1) состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, 01-12 (где, 01 секретариат, 12 любой номер дела в секретариате), 04-25 (где, 04 юридический отдел, 25 любой номер дела в юридическом отделе) и т.д.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций). При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).

Мы уже рассмотрели порядок , теперь давайте на примере познакомимся с оформлением (как заполнить графы формы). Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства.

Оформление номенклатуры дел организации

Оформление номенклатуры дел организации | Делопроизводство